最近我们公司接了个大项目，涉及好几个外部供应商一起配合。以前大家都是靠邮件附件发来发去，结果这回文件数量和大小直接把我们搞崩溃了。光是来回修改图纸和方案，一天就能产生几十个版本，邮件收件箱直接炸了，根本不知道哪个是最新版。
领导看不下去了，直接拍板说：全部数据都给我上亿方云，实现实时协作。我当时就有点懵，我平时用亿方云，也就当个超大网盘存文件，从来没研究过怎么跟公司外面的人一块儿用，这可是个技术活，我必须得自己先啃下来。
第一步：找到分享的门路，区分内外有别
我第一件事情就是登录系统，找到那个几十个G的大文件夹。我把鼠标移上去，右键点开，果然看到了那个“分享”按钮。我以前从来没敢碰它，因为怕把公司的机密文件给弄出去了。这回是必须得用，我硬着头皮点了进去。
点进去之后，界面就弹出来了，我才发现亿方云的分享方式主要分两种，这个很重要，大家要记清楚：
- 团队内部协作：直接输入同事的姓名或者部门，权限设置很细，比如只读、可编辑、可上传。这个最简单，跟在局域网里操作差不多。
- 外部协作（公开链接）：生成一个链接，发给外部的供应商或者客户。这是我们这回的重点，也是我花时间研究的核心。
因为要跟外面的团队对接，我果断选择了“创建分享链接”。
第二步：设置“保密”链接，掌握协作安全命门
光生成一个链接发出去肯定是不行的，万一被别人转发了，数据安全谁负责？协作的秘诀，不在于“分享”本身，而在于“权限控制”。
我立即着手调整链接的几个核心设置，这些东西才是协作的真正保障：
1. 权限控制：
默认可能是“下载/预览”，但我们这回需要外部团队上传他们修改后的方案，所以我直接勾选了“可上传和编辑”。但为了防止他们乱删东西，我又仔细检查了一下，确保没有给他们删除文件的权限。只允许增改，不能删除老版本，这是防止扯皮的关键。
2. 设置密码：
公开链接如果没有密码，那就是裸奔。我马上给它加了一串复杂密码，然后通过微信单独告知对接人，做到专人专用，把风险降到最低。
3. 设置有效期：
这个设置我强烈推荐大家使用！项目周期是两个月，那我共享链接就只设置两个月的有效期。两个月一到，链接自动失效，文件就收回来了。这样我根本不用担心项目结束后，数据还在外面流窜。我精确地选择了结束日期和时间。
这三个步骤我反复核对了好几遍，确认无误后，亿方云那边就生成了那个专属的协作链接。
第三步：实战测试与效果检验
链接生成后，我当然不能直接发给客户。我立马找了隔壁工位的同事，让他模拟外部人员，用手机和电脑分别点开我这个链接，看能不能顺利进入、能不能上传文件、能不能看到密码和有效期的提示。
结果非常顺利，同事那边打开链接，提示他输入密码，输入正确后，文件夹内容清晰可见，而且他成功上传了一个测试文件到指定位置。我这边系统里也立即收到了上传成功的通知，文件版本号也自动更新了。
这下我心里就有底了！我赶紧把链接和密码打包发给了项目组的外部对接人。仅仅一个小时后，他们那边就把第一批更新的资料传上来了，完全省去了邮件附件反复下载上传的麻烦。以前光是等大文件传输就要半小时，现在几秒钟搞定，效率简直是飞跃。
通过这回实践，我彻底搞懂了亿方云怎么共享文件才能既方便又安全。协作的秘籍很简单，就是把控好外部链接的权限、密码和时效，一旦把这三道锁锁好了，文件协作就能跑起来，而且跑得稳。