彻底榨干苹果设备的效率，我这几个月是这么折腾过来的
前两年我那状态，简直就是一团浆糊。我这个人，大家都知道，喜欢瞎折腾，主业之外还硬是给自己搞了两个小项目。结果？每天睁眼就是一堆待办事项，邮件、微信、文档，手机和电脑来回切换，我感觉自己成了数字世界的奴隶，被各种提醒和文件追着跑。晚上睡觉前一看，八个小时过去了，重要的事没干成几件，净忙着找文件和回复消息了。
当时我是真急了。那时候正好赶上我老妈生病住院，我白天得上班，晚上要跑医院，两个项目又都在冲刺阶段。如果我不把自己的工作流程理清楚，我肯定会垮掉。我手里设备全都是苹果生态，电脑是Mac，手机是iPhone，还有个iPad吃灰。我寻思，既然钱都花了，我干嘛还要去装那些第三方效率软件？这不是多此一举吗？我下定决心，我要彻底榨干苹果自带应用的能力，看它到底能帮我省下多少时间。
第一步：把所有脑子里的东西扔进备忘录
我以前用各种To-Do List软件，但每次打开都要费劲登录，还容易被花里胡哨的功能绕进去。这回我直接回归了苹果自带的备忘录（Notes）。我干了一件很粗暴的事情：我把所有项目相关的文件、截图、草稿、待办事项，一股脑全扔了进去。
光扔进去肯定不行，找起来还是一团乱。我开始建立新的整理习惯，我只用两个功能：标签和智能文件夹。
- 我给每个项目设立了一个核心标签，比如“#A项目冲刺”、“#家庭琐事”、“#学习充电”。
- 然后我设定了几个智能文件夹。例如，“今日待办”这个智能文件夹会自动把所有带“#待办”和“#今天”标签的笔记拉到一起。
- 最爽的是，我在iPhone上随手记录的东西，回到Mac上打开备忘录就已经同步在那儿了。我每天早上打开电脑，第一件事就是打开这个“今日待办”文件夹，立刻就能知道该干什么。
通过这种方式，我彻底放弃了之前用邮件或微信收藏来存储临时信息的坏习惯。所有信息流都汇聚到了这一个地方，我感觉我的数字世界突然就清爽了。
第二步：利用快捷指令搞定重复流程
在医院陪床那段时间，每天早上我都要进行一连串重复动作：记录老妈的体温、记录我的待办事项、给项目组发个早报邮件。这些事情看起来简单，但每天都要重复，加起来也要浪费我十几分钟。
我当时就去研究了快捷指令（Shortcuts）这东西，以前觉得它很复杂，真正动手做起来才发现，这东西真牛。
我录制了两个核心指令：
第一个指令叫“早安流程”。
我设定了一个自动化：每天早上8点，手机自动弹出一个通知。我只需要点击这个指令，它会立即执行几个动作：先让我输入老妈的体温和血压数据，然后这些数据会自动添加到我的“健康”App里。紧它会弹出一个小窗口，让我口述今天的三件重要工作，然后自动将这三件事写进备忘录里，并加上“#今天”的标签。它会自动生成一份简短的“今日安排”文本，并发送给我的助手。
第二个指令叫“夜间关闭”。
每天晚上11点，我触发这个指令，它会自动关闭我所有项目的通知，把手机调成省电模式，并且启动我后面要说的专注模式。这么一来，我睡觉前完全不用担心工作上的骚扰了。
第三步：设定专注模式，把自己“关”起来
真正让我效率翻倍的，是专注模式（Focus Mode）。以前我只是用勿扰模式，但勿扰模式太死板了，要么全关，要么全开。我发现专注模式可以针对不同场景做精细化的设置。
我创建了两个新的模式，一个叫“深度写作”，一个叫“陪护模式”。
- 在“深度写作”模式下，我只允许我的项目核心成员给我打电话，其他人的电话、微信、邮件通知全部被屏蔽。我甚至隐藏了Mac桌面上除了写作App之外的所有图标。
- 在“陪护模式”下，我设置只允许家里人和医院的电话进来，工作相关的通知全部静音。
这对我当时的状态简直是救命稻草。我记得有一次，我必须要在一天之内敲定一个合作方案。我开启了“深度写作”模式，整整五个小时，没有被任何一个无关的通知打断。当我晚上跑到医院的时候，我又切换到“陪护模式”，这样我就能专心照顾我妈，也不用担心错过医院的紧急呼叫，同时还能屏蔽掉那些催着我要文件的邮件。
的体会：用好原生应用，省下来的不是时间，是命
我这一套系统，全部都是用苹果自带的应用构建起来的，我没花一分钱去买那些高级的订阅服务。这套流程我实践下来，每天至少为我省下了一个小时的来回切换和整理时间。别小看这一个小时，在那个最混乱的阶段，这一个小时让我能够多睡一个小时，或者多陪我妈半小时。它节省下来的，不是单纯的工作时间，而是让我能够有精力去兼顾工作和家庭，避免我彻底崩溃。
我那时候想，很多人整天追求“效率工具”，却忽略了手头设备原本就有的强大能力。这些原生应用经过这些年的迭代，功能已经非常完善了。我们只需要动手去整理、去设置、去适应，就能把效率提升一大截。别再纠结装什么App了，先把你手机里自带的这几个“老伙计”玩转了再说！